№ 2-4, 1998 (октябрь-декабрь)

Электронная почта (e-mail) становится все более популярным средством для оперативного общения людей. Российское бездорожье, наличие нескольких часовых поясов плюс слабая развитость инфраструктуры создает реальные предпосылки для становления электронной почты в качестве основного средства общения.

Электронная почта имеет ряд преимуществ по сравнению с обычной почтой. Во-первых, это оперативность. Во-вторых, возможность массовой рассылки корреспонденции без дополнительных затрат на конверты, марки, услуги почтового отделения. В третьих, сравнительная дешевизна корреспонденции. В четвертых, сочетание с прикладными программными функциями персонального компьютера как элемента общей организации хозяйства. В пятых, отсутствие временной зависимости. В шестых, повышение производительности труда посредством организации единого информационного пространства как внутри предприятия, так и за его пределами.

Рассмотрим все шесть преимуществ в отдельности. Сегодня большинство сельскохозяйственных предприятий получают массу коммерческих предложений по факсу, телефону, обычной почте. Более того, предприятию самому требуется информация по ресурсам (горюче-смазочным материалам, удобрениям, семенам, средствам защиты, рынкам сбыта и т.д.). Современные условия требуют оперативного реагирования на выгодное предложение, иначе им воспользуется сосед. Почтовая рассылка, в идеальном случае, занимает от трех до пяти дней. Электронная почта позволяет рассылать одно письмо по списку получателей без всех выше перечисленных затрат и при этом оперативно. Так в течение одного рабочего дня вы можете обсудить детали сделки несколько раз, при этом ни разу не подняв телефонной трубки и/или не заказывая междугородний разговор.

Сравнительная дешевизна корреспонденции обусловлена отсутствием необходимости покупки конвертов и марок, оплаты услуг отделения связи. Более того, объем письма также практически не влияет на стоимость пересылки сообщений по электронной почте.

Руководители хозяйств ведут огромную переписку со своими поставщиками, потребителями, контролирующими и консультирующими органами. Весь документооборот хранится в памяти компьютера. Это и письма Госналогслужбы, и рекомендации районной ИКС, и письма предложения к сотрудничеству, и спрос на продукцию, и предложение ресурсов. Учетная документация и результаты анализа хозяйственной деятельности по хозяйству в целом, отделениям и бригадам также хранятся в памяти компьютера. У руководителя отпадает необходимость набирать на компьютере одни и те же тексты для рассылки по бригадам, отделениям и прочим адресатам. К тому же сочетание прикладных программ и стандартизация показателей анализа позволяет оперативно давать сводку по хозяйству в целом и реагировать на выгодные предложения без опасности принятия невозможных обязательств.

Достаточно посмотреть на карту часовых поясов России, чтобы понять всю сложность проблемы. Коммерческие директора часто забегают в офис на один - два часа в день, и застать их на месте практически невозможно. Если Ваш партнер находится в Иркутске, а Вы живете в Москве, то 6-часовая разница во времени создает массу неудобств. А решение надо принять немедленно. Более того, секретарь Вашего партнера забыла оставить факс включенным на ночь, и в результате вы потеряли сутки. Электронная почта, отправленная сегодня, будет получена вашими партнерами через несколько часов, а в ряде случаев, минут. Ответное сообщение вы получите через несколько минут.

Повышение производительности труда за счет внедрения ряда особенностей во взаимоотношения между производственными и учетными отделами. Здесь речь идет, в первую очередь, о том, что бригадиры или руководители отделений на основе стандартных показателей формируют свои отчеты и передают их по электронной почте в контору хозяйства самостоятельно, минуя бухгалтерию или учетную службу отделения. Внутрихозяйственная сеть позволяет таким образом исключить из цепи взаимоотношений целую промежуточную службу и сократить тем самым штат сотрудников. Более того, дополнительная ответственность, возлагаемая на бригадиров и при этом поддерживаемая полномочиями, повышает их мотивацию к сознательному улучшению работы бригады в целом. Контрольную функцию над приписками и прочими негативными последствиями можно возложить на высвобождающихся специалистов бухгалтерской службы отделений или на самих бригадиров.

Находясь в единой системе организации сельскохозяйственного производства, электронная почта становится одним из многочисленных инструментов управления хозяйством и залогом повышения получаемой прибыли.